ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
společnosti ECOMAIL.CZ, s.r.o., IČO: 027 62 943, se sídlem Na Zderaze 1275/15, 120 00 Praha 2, zastoupená Ing. Jakubem Stupkou, jednatelem, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 223183 (pro zjednodušení dále jen “my” nebo “Správce” nebo “Ecomail.cz”).
Ochranu osobních údajů nebereme na lehkou váhu. V těchto zásadách se dozvíte, za jakým účelem, z jakého důvodu a jakým způsobem Vaše Osobní údaje zpracováváme. Najdete také informace o tom, jaká jsou Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů.
Pokud budete mít jakékoliv další dotazy ohledně zpracování Vašich Osobních údajů, prosím kontaktujte nás na e-mail support@ecomail.cz nebo poštou na adrese našeho sídla.
- DEFINICE
Aby byl text přehlednější, zjednodušíme vám čtení několika pojmy, které v těchto zásadách zpracování osobních údajů používáme:
| Aplikace | je softwarová služba obsahující zejména nástroje pro tvorbu a rozesílání newsletterů, napojení na SMS, Facebook kampaně či jiné internetové služby, chytrý email marketing pomocí automatizace a personalizace a dalších činností souvisejících s email marketingem, dostupná na webových stránkách https://www.ecomail.cz/ a/nebo https://www.ecomail.app/; |
| GDPR | Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679; |
| CCPA | Kalifornský zákon o ochraně soukromí spotřebitelů z roku 2018 (California Consumer Protection Act of 2018; |
| EEA | Evropský hospodářský prostor; |
| Obchodní sdělení | zpravidla e-mailová zpráva nebo sms odesílaná za účelem propagace našich služeb; |
| Osobní údaje | jakékoliv informace o Uživateli, na základě kterých jej lze přímo či nepřímo identifikovat; |
| Osobní údaje Příjemce | jakékoliv informace o Příjemci, na základě kterých ho lze přímo či nepřímo identifikovat, tyto informace zpracováváme pro našeho zákazníka z pozice zpracovatele; |
| Příjemce | fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje Příjemce, nejčastěji půjde o zákazníka Uživatele; |
| Služba | softwarová služba dostupná jako webová marketingová platforma, kterou Ecomail.cz provozuje a která spočívá v úplatném poskytnutí elektronických nástrojů k vytvoření, vedení, odesílání a správě komunikační kampaně, zejména, nikoliv však výlučně, k hromadnému šíření obchodních sdělení e-mailem a SMS, kterými Uživatel v rámci komunikační strategie oslovuje své odběratele, a dále ke sledování a evidenci výsledků komunikační kampaně, a to elektronickou formou na skrze síť Internet; |
| Smlouva | smlouva o poskytování Služeb ve znění Podmínek poskytování služby Ecomail, která je uzavřena mezi námi a registrovaným Uživatelem, případně se bude jednat o smlouvu za individuálně sjednaných podmínek; |
| Uživatel / vy | fyzická osoba, k níž se vztahují Osobní údaje, nejčastěji půjde o zákazníka (osobu, která s námi podepsala Smlouvu a osobu, která si v návaznosti na to u nás zřídila uživatelský účet a je jí poskytována Služba) nebo o potenciálního zákazníka, případně uživatele našich webových stránek, kteří si je jen prohlížejí, či účastníka našich online nebo offline akcí; |
| Správce | subjekt (ve vztahu k Vašim údajům jsme to my), který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování Osobních údajů; |
| Zpracovatel | využíváme jiné subjekty, aby nám např. zajistili bezpečné ukládání dat nebo abychom vám zaslali newsletter. Během této spolupráce mohou zpracovávat Osobní údaje, které jste nám poskytli; |
| Zpracování Osobních údajů | zjednodušeně se jedná jakékoli nakládání s Osobními údaji - ať už je to jejich uložení, sdílení, smazání, nebo měnění; |
| Zvláštní kategorie Osobních údajů | údaje, které chápeme jako ty, které jsou citlivější. Týkají se například toho, jaký je Váš etnický původ, jaká je Vaše sexuální orientace, jestli jste v odborech nebo jak jste na tom zdravotně a jaká je Vaše víra. Za zvláštní kategorii údajů jsou považovány i genetické a biometrické údaje, pokud jsou zpracovávány za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby.
My tuto kategorii Osobních údajů nezpracováváme. |
Pokud se v rámci toho dokumentu objeví pojmy, které nejsou specifikované výše, řídí se potom výkladem uvedeným v Podmínkách poskytování služby Ecomail,.
Uživatelé z Kalifornie. V případě, že sídlíte ve státě Kalifornie, jsou pojmy jako “Osobní údaje”, “Subjekt údajů”, “Správce” a “Zpracovatel” používané v těchto zásadách ekvivalentem pojmů “Personal information”, “Consumer”, “Business” a “Service provider” dle CCPA. Zároveň v souvislosti s CCPA uvádíme, že v žádném případě Vaše Osobní údaje za finanční nebo jiné protiplnění neprodáváme, nepronajímáme nebo jinak nezveřejňujeme. Pokud Vaše Osobní údaje nějakým způsobem zpřístupníme třetí straně, činíme tak z důvodu poskytování našich Služeb nebo plnění naší zákonné povinnosti, a to v souladu s těmito zásadami.
- JAK PŘISTUPUJEME KE ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše soukromí je pro nás prioritou, proto od Vás vyžadujeme jen ty Osobní údaje, které jsou k poskytování Služeb nezbytné. Naše Služby odpovídají standardům požadovaným GDPR. Pokud nám svá data svěříte, zavazujeme se s nimi nakládat v souladu s příslušnou právní úpravou, která se na Vás vztahuje (GDPR, CCPA, apod.). O tom, jaká máte v souvislosti s Osobními údaji práva, informujeme níže.
- V JAKÉ ROLI SE VE VZTAHU K OSOBNÍM ÚDAJŮM OCITÁME
S ohledem na to jaké Služby poskytujeme, se můžeme ocitnout ve vztahu k Osobním údajům v pozici Správce i Zpracovatele.
Kdy se tyto zásady uplatní. Tyto zásady zpracování osobních údajů se vztahují pouze na situace, kdy jsme v pozici Správce, pokud není v textu zásad uvedeno jinak. Prosím vezměte na vědomí, že tyto zásady zpracování osobních údajů se vztahují na Zpracování Osobních údajů našich Uživatelů, nikoliv Příjemců.
A. ECOMAIL.CZ JAKO SPRÁVCE
Kdy je Ecomail.cz Správcem? Ve vztahu k Uživatelům jsme Správcem Osobních údajů. Svěřili jste nám některé údaje o sobě (např. Vaše jméno a e-mail), abychom vám například zaregistrovali účet. Přehled zpracovávaných Osobních údajů včetně důvodů pro jejich zpracování najdete níže. Pokud by bylo cokoliv nejasného, neváhejte se nám ozvat na e-mail support@ecomail.cz.
Další Zpracovatelé. Abychom Vám mohli naši Službu poskytovat co nejkvalitněji, využíváme k tomu dalších subjektů. Se všemi máme uzavřeny potřebné smlouvy a vyžadujeme co nejvyšší možnou úroveň ochrany a zabezpečení Osobních údajů. Všechny naše zpracovatele najdete v části 9. těchto zásad.
B. ECOMAIL.CZ JAKO ZPRACOVATEL
Kdy je Ecomail.cz v pozici zpracovatele? Poskytujeme Službu, jejímž účelem je zasílání Obchodních sdělení či jiných informací Vašim zákazníkům (Příjemcům). Ve vztahu k Příjemcům můžeme být v pozici zpracovatele Osobních údajů. Pokud zpracováváme Osobní údaje Příjemců, pak tak činíme Vaším jménem pouze jako zpracovatel, a to v souladu s Vašimi pokyny (tj. pokyny Uživatele). Ochrana osobních údajů a práva a povinnosti z toho vyplývající, jsou v tomto případě upravena Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA), která je přílohou Podmínek poskytování služby Ecomail.
Jste-li Příjemcem Obchodních sdělení některého z našich zákazníků, doporučujeme Vám si pečlivě přečíst jejich dokumentaci týkající se zpracování Osobních údajů Příjemců. V ní byste měli zjistit, jak tento zákazník shromažďuje a používá informace o Vás (Příjemcích). Pokud nám náš zákazník poskytl Osobní údaje Příjemce a chcete uplatnit veškerá práva, prosím informujte se přímo u příslušného zákazníka. Naši zaměstnanci mají omezenou možnost přístupu k Osobním údajům Příjemce. Pokud si přesto, přejete podat svůj požadavek týkající se uplatnění práv týkající se Osobních údajů Příjemce přímo Ecomailu, uveďte prosím také název našeho zákazníka. Vaši žádost předáme tomuto zákazníkovi v co nejkratší době.
Subzpracovatelé. V rámci zajišťování Služeb využíváme další subjekty. Pokud se ocitneme v pozici zpracovatele Osobních údajů, můžeme využívat další subzpracovatele, a to v souladu se Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA), která je přílohou Podmínek poskytování služby Ecomail. K Vašim datům, které do systému uložíte, tj. k datům Vašich klientů, máme my i naši subzpracovatelé velmi omezený přístup, i přes to dbáme na to, aby naši subzpracovatelé byli vázáni k zajištění ochrany Osobních údajů na stejné úrovni, jakou poskytujeme my.
- JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME?
Jak zpracováváme Osobní údaje? Vaše Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu, pro který byly údaje pořízeny a při jejich zpracovávání dodržujeme bezpečnostní technická a organizační pravidla. Proces zpracování Osobních údajů je automatizován, ale neprovádíme profilování. Konkrétní účely zpracování údajů a kategorie osobních údajů, které pro jednotlivé účely zpracováváme jsou rozepsány v následující části_._
| → Jméno a příjmení → Kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo) a další údaje, které dobrovolně uvedete ve svém uživatelském rozhraní |
→ Název a login k uživatelskému účtu a chování v uživatelském účtu (zejména údaje vyplněné Uživatelem v uživatelském účtu, čas registrace, datum poslední aktualizace profilu) |
| → Počet e-mailových kontaktů ve Vaší databázi | → Údaje v dotazu zaslaným zákazníkem nebo jinou osobou |
| → Fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb) | → Informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi) |
| → Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Facebook, LinkedIn), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech | → Cookies a IP adresa, údaje o aktivitách (včetně informací o Vašem zařízení nebo operačním systému)
→ Provozní údaje značící hlavně vznik chybového stavu Aplikace (čas a adresa vzniku chybového incidentu) |
Zvláštní kategorie Osobních údajů. Žádné Osobní údaje citlivé povahy o Vás nezpracováváme.
- V JAKÝCH PŘÍPADECH ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE A JAK?
Vaše Osobní údaje zpracováváme v případě, že jste uživatelem našich webových stránek nebo naším zákazníkem. Vaše Osobní údaje zpracováváme pouze po nezbytnou dobu, její délka se ale může lišit s ohledem na příslušnou právní úpravu v místě, kde Vám naše Služby poskytujeme. Údaje o délce zpracování jsou tudíž pouze orientační.
- UŽIVATELÉ NAŠICH WEBOVÝCH STRÁNEK
Pokud navštívíte naše webové stránky, zpracováváme Vaše Osobní údaje pro účely uvedené v této tabulce.
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Návštěva webových stránek.
Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb a naši propagaci. Preference můžete nastavit v cookie liště. |
Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky, může se jednat Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat data o Vašem telefonu. | Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování Uživatele. | Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší. |
| Zaslání dotazu.
Můžete nás kdykoliv kontaktovat s Vašimi dotazy a my Vám na ně odpovíme. Kontaktovat nás můžete prostřednictvím kontaktního formuláře na našem webu, nebo na e-mail. |
Jméno, příjmení, e-mail, telefon, další Osobní údaje, které nám sdělíte. | Za účelem vyřízení dotazu zpracováváme Osobní údaje, které jsou k jeho vyřízení nezbytné. Komunikace probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu. Pokud Vám zavoláme, hovory jsou nahrávány. | Uzavřené dotazy jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3 roky od položení dotazu. |
| Webinář. Pořádáme webináře. Zpracováváme Vaše Osobní údaje, které vyplníte v objednávkovém formuláři. | E-mail, jméno a příjmení. Některé Osobní údaje nám můžete sdělit v průběhu webináře. Prosím vezměte na vědomí, že z některých z těchto akcí můžeme pořizovat videozáznamy nebo fotografie. | Na webinář se přihlásíte vyplněním formuláře. My se Vám poté ozveme s dalšími potřebnými informacemi. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 6 měsíců od webináře. |
| Zasílání Obchodních sdělení (přímý marketing).
Přihlásili jste se k odběru newsletteru. Pokud ho nechcete už nadále dostávat, můžete se odhlásit v patičce e-mailu. |
Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail. | Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našich službách a novinkách. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. |
| Zasílání Ecomail changelogu. Přihlásili jste se k odběru našeho Ecomail changelogu. Když už e-maily týkající se Ecomail changelogu nebudete chtít dostávat, pak klikněte na odhlašovací odkaz, který je v patičce každého našeho e-mailu. | E-mail. | Budeme Vám zasílat pravidelný přehled oprav a vylepšení v Aplikaci. Pokud se přihlásíte do Ecomail changelogu, další Obchodní sdělení Vám nebudeme zasílat, pokud zároveň nejste našim zákazníkem. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. |
| Blog, sociální sítě, soutěže a další propagační akce. Prosím vezměte na vědomí, že jakékoliv informace, které vložíte do komentáře na našem blogu, může zobrazit kdokoliv. Na našich webových stránkách nebo prostřednictvím sociálních sítí můžeme provádět průzkumy, pořádat soutěže nebo jiné propagační akce. | Jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa, uživatelské jméno a podobné údaje | Veškeré informace, sdělení nebo materiály, které jsou prostřednictvím platformy sociálních médií poskytovány, jsou poskytovány také podle zásad zpracování osobních údajů těchto platforem. | Vaše komentáře u příspěvku necháváme po celou dobu, co je zveřejněn na našem profilu, pokud nás nepožádáte dříve o smazání Vašeho komentáře na našem blogu. V případě soutěží jsou údaje zpracovávány po dobu 2 let od skončení soutěže, pakliže svůj souhlas neodvoláte dříve. |
- ZÁKAZNÍCI
Pokud se rozhodnete pro naše Služby nebo si je chcete nejprve vyzkoušet, vytvoříme Vám uživatelský účet. Vaše Osobní údaje budeme zpracovávat v nezbytném rozsahu tak, abychom Vám mohli poskytovat Službu podle Podmínek poskytování služby Ecomail.
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Návštěva webových stránek.
Zajištění základních funkcí našich webových stránek, analytiky, zlepšování našich služeb a naši propagaci. Preference můžete nastavit v cookie liště. |
Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky. Pokud navštívíte naše webové stránky přes mobilní telefon, můžeme také zpracovávat data o Vašem telefonu. | Cookies nebo jiné technologie pro sledování chování Uživatele. | Délka zpracování se liší dle jednotlivých druhů cookie. Některé zpracovávají údaje pouze po dobu session (návštěvy), některé po dobu delší. |
| Uzavření Smlouvy.
Abyste mohli začít využívat Službu naplno, je potřeba nejprve s námi uzavřít Smlouvu. |
Pro uzavření Smlouvy budeme potřebovat Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu, případně další údaje. | Tyto údaje nám poskytnete při vyplnění dotazníku registračního formuláře a založení uživatelského účtu nebo v rámci naší komunikace za účelem podpisu Smlouvy. | Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy. |
| Aplikace. Můžeme obdržet informace o tom, jak a kdy používáte Aplikaci. Zpracováváme i údaje spojené se zabezpečením Aplikace. Pokud navštívíte naše webové stránky či při používání Aplikace, může dojít k situaci, kdy přístup na určitou adresu bude neoprávněný nebo vyvolá chybový stav (incident). | Tyto informace mohou zahrnovat například vaši IP adresu, čas, datum, použitý prohlížeč a akce, které jste v Aplikaci provedli, jakož i obsah, který jste do Aplikace nahráli. | Získané informace můžeme ukládat je do souborů protokolu nebo jiných typů souborů přidružených k vašemu účtu a propojovat je s dalšími informacemi, které o vás shromažďujeme. | Po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi. |
| Uživatelský účet. Pokud jste s námi uzavřeli Smlouvu, vytvoříme Vám uživatelský účet. V rámci uživatelského účtu můžete předem určenému počtu osob umožnit přístup k Službě. | Údaje vyplněné při registraci nebo ve Smlouvě, zejména se jedná o Váš e-mail a další kontaktní údaje (viz výše).
Rozsah zpracování Osobních údajů se může lišit v závislosti na tom, které Osobní údaje ve svém uživatelském účtu vyplníte a jaké funkce Služby budete využívat. |
Tyto údaje nám poskytnete při zakládání uživatelského účtu nebo jeho aktualizací. | Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy. |
| Pořádáme školení, semináře, webináře a workshopy. Zpracováváme Vaše Osobní údaje, které vyplníte v objednávkovém formuláři a průběhu konání. | E-mail, jméno a příjmení. Některé Osobní údaje nám můžete sdělit v průběhu webináře. Prosím vezměte na vědomí, že z některých z těchto akcí můžeme pořizovat videozáznamy nebo fotografie. Snažíme se o maximální anonymizaci, proto u fotografií a videozáznamů nebudeme uvádět Vaše jméno ani jiné údaje, pokud nám k tomu nedáte souhlas (např. bude-li se jednat o referenci). Pokud nebudete mít zájem o Vaše zaznamenání na fotografie nebo ve videozáznamu, prosím kontaktujte nás před konáním akce na support@ecomail.cz nebo osobně přímo před konáním na místě akce. | Na webinář se přihlásíte vyplněním formuláře. My se Vám poté ozveme s dalšími potřebnými informacemi. | Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy. Záznamy jsou zpracovávány po dobu 6 měsíců od webináře nebo školení. |
| Komunikace se zákaznickou podporou, žádosti a stížnosti.
Můžete nám zaslat dotaz dotaz e-mailem, nebo prostřednictvím webu. |
Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail, uživatelský účet. | Za účelem vyřízení dotazu, žádosti či stížnosti zpracováváme Osobní údaje, které jsou k jejich vyřízení nezbytné. Komunikace se zákaznickou podporou probíhá po telefonu, e-mailu, nebo přímo na našem webu. Naše telefonní hovory nahráváme. | Uzavřené dotazy a stížnosti jsou pravidelně mazány, nejpozději však za 3 roky od položení dotazu či vyřízení stížnosti. |
| Přímý marketing, zejména zasílání Obchodních sdělení.
Pokud využíváte naše Služby nebo jste se přihlásili k odběru, budeme Vám zasílat newsletter. Pokud ho nechcete už nadále dostávat, můžete se odhlásit v patičce e-mailu. |
Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail. | Zasíláme newsletter, ve kterém informujeme o našich službách a novinkách. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. |
| Zasílání Ecomail changelogu. Přihlásili jste se k odběru našeho Ecomail changelogu. Když už e-maily týkající se Ecomail changelogu nebudete chtít dostávat, pak klikněte na odhlašovací odkaz, který je v patičce každého našeho e-mailu. | E-mail. | Budeme Vám zasílat pravidelný přehled oprav a vylepšení v Aplikaci. | Údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve. |
| Blog, sociální sítě, soutěže a další propagační akce. Prosím vezměte na vědomí, že jakékoliv informace, které vložíte do komentáře na našem blogu, může zobrazit kdokoliv. Na našich webových stránkách nebo prostřednictvím sociálních sítí můžeme provádět průzkumy, pořádat soutěže nebo jiné propagační akce. | Jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa, uživatelské jméno a podobné údaje | Veškeré informace, sdělení nebo materiály, které jsou prostřednictvím platformy sociálních médií poskytovány, jsou poskytovány také podle zásad zpracování osobních údajů těchto platforem. | Vaše komentáře u příspěvku necháváme po celou dobu, co je zveřejněn na našem profilu, pokud nás nepožádáte dříve o smazání Vašeho komentáře na našem blogu. V případě soutěží jsou údaje zpracovávány po dobu 2 let od skončení soutěže, pakliže svůj souhlas neodvoláte dříve. |
| Účetnictví.
Za poskytování Služeb přijímáme odměnu a vystavujeme Vám účetní a daňové doklady, které následně archivujeme a dále s nimi pracujeme pro potřeby řádného vedení našeho účetnictví a plnění zákonných povinností. Pokud nám zadáte údaje o své kreditní kartě, nemáme přístup ke kompletním údajům. Víme jen, že platíte kartou a údaje o kartě zpracovávají příjemci těchto údajů, kteří pro nás platbu zprocesuji. |
Údaje na faktuře - jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jinou identifikaci Uživatele a podrobnosti o plnění dle Smlouvy. | Po vyplnění platebních informací v profilu si tyto údaje uložíme, abychom vytvořili fakturu. | Máme ze zákona povinnost archivovat nebo uchovat příslušný dokument, doba záleží na tom, co vyžaduje zákon (3 - 10 let). |
| Zasílání informací, které souvisejí s plněním Smlouvy. Bude se jednat o nové funkcionality, plánované odstávky, změna ceníku a další. Někdy může dojít k tomu, že vám takový e-mail obdržíte i od našeho smluvního partnera - typicky to může být platforma, kterou používáme pro administraci školení nebo webinářů, kdy vám potřebujeme doručit upozornění na začátek nebo průběh takové akce. | Jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jiná identifikaci Uživatele a podrobnosti o plnění dle Smlouvy. | Vaše Osobní údaje zpracováváme také pro účely zasílání informací týkajících se našeho smluvního vztahu. Může se jednat o změnu podmínek poskytování služby nebo ceníku. | Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu 4 let od skončení Smlouvy. |
| Vyřízení žádosti o zaslání zálohovaných dat. Chápeme, že data jsou velmi cenná, proto je pravidelně zálohujeme a na žádost Vám je zašleme. K tomu si budeme potřebovat ověřit Vaše kontaktní údaje a pokud to bude nezbytné, také Vaši totožnost. | Jméno, příjmení, uživatelský účet. | Na základě Vaší žádosti zálohovaná data exportujeme a zašleme je Vám. | Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu, současně ale půjde o dobu 4 let od skončení Smlouvy. |
| Dodržování zákonných povinností.
V určitých případech musíme zpracovávat Vaše Osobní údaje za účelem splnění povinností stanovených zákonem. |
Zejména se může jednat o jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační údaje, či jinou identifikaci Uživatele. | Vaše Osobní údaje v tomto případě zpracováváme, abychom dodrželi platné právní předpisy (plnění zákonné povinnosti). | Vaše Osobní údaje zpracováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. |
- UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ
| Proč? | Jaké údaje? | Jak? | Jak dlouho? |
| Nabídka pracovních pozic.
Na našich webových stránkách v sekci Kariéra můžete najít aktuálně volná pracovní místa. |
Jedná se o údaje, které nám poskytnete v zaslaném životopisu. Jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa, případně odkaz na sociální síť, údaje o bývalém zaměstnání, vzdělání, zájmy, schopnosti, certifikace. | Podíváme se na Vámi zaslané podklady, které obsahují Osobní údaje a na základě nich se Vám ozveme. | Na základě uděleného souhlasu můžeme uchovat Osobní údaje uchazečů o zaměstnání po dobu 3 let. Důvodem je možnost, že pro Vás později budeme mít zajímavou nabídku pracovní pozice u nás |
- NA JAKÉM ZÁKLADĚ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
Zákonnost zpracování. Veškeré Osobní údaje získáváme a zpracováváme zákonným způsobem. Osobní údaje zpracováváme:
- na základě Vašeho souhlasu (např. když se dobrovolně přihlásíte k odběru našeho newsletteru),
- za účelem plnění Smlouvy (abychom Vám mohli začít poskytovat naše Služby),
- za účelem plnění zákonné povinnosti (např. v případě dozoru ze strany kontrolního úřadu) a
- na základě našeho oprávněného zájmu (např. v případě že jste naším zákazníkem, abychom Vás mohli informovat o tom, co je u nás nového).
V případě, že Vám Službu poskytujeme mimo Evropský hospodářský prostor (EEA), mohou se právní tituly pro zpracování Osobních údajů lišit.
- KONTROLA OBSAHU ODESLANÝCH E-MAILŮ PŘÍJEMCI
Pokud Uživatel pošle e-mail Příjemci, putuje v síti internet a správce serveru může číst obsah této zprávy. Proto vezměte na vědomí, že e-mail není určen pro potřeby zasílání důvěrných informací a většina e-mailů je doručena do schránky “doručená pošta” a není nijak šifrovaná. Nepoužívejte služby naší Aplikace k zasílání důvěrných informací.
Někdy se může stát, že zkontrolujeme obsah e-mailových kampaní našich Uživatelů, abychom se ujistili, že jsou v souladu s našimi podmínkami pro používání Aplikace a právními předpisy. Naši zaměstnanci mohou Vaše jednotlivé e-mailové kampaně za tímto účelem namátkově prověřit. Nastavený kontrolní mechanismus je výhodou pro všechny naše Uživatele, kteří dodržují naše Podmínky poskytování služby Ecomail, neboť takový postup snižuje množství nevyžádané pošty (spamů) odeslané prostřednictvím našich serverů a pomáhá nám udržovat vysokou doručitelnost Vašich e-mailových kampaní (nízký spam rate) a pro ty, kteří dodržují platnou legislativu.
- DĚTI A NEZLETILÍ
Naši Službu mohou používat osoby starší 16 let. Osobní údaje dětí a nezletilých do této věkové hranice v žádném případě vědomě nezpracováváme. Pokud zjistíme, že jsme obdrželi osobní údaje od dítěte bez souhlasu rodičů nebo zákonného souhlasu, podnikneme přiměřené kroky k co nejrychlejšímu odstranění těchto informací.
Tyto zásady jsme vypracovali tak, aby byly co nejvíce přehledné. Pokud ale jste mladší 18 let, jste Uživatelem naší Služby a tyto zásady zpracování osobních údajů pro Vás nejsou dostatečně srozumitelné, ozvěte se nám na e-mail support@ecomail.cz.
- KDO JSOU NAŠI ZPRACOVATELÉ?
Zpracovatelé. Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám. Údaje, které mohou Zpracovatelé zpracovávat, včetně jejich účelu a právního titulu zpracování jsme uvedli výše. Tyto Zpracovatele využíváme z pozice Správce, to znamená, že nezpracovávají údaje, které vložíte do systému v rámci užívání Služby.
| Provoz webových stránek, blog | Wordpress, Google |
| Běžná analýza návštěvnosti webových stránek | Google Analytics |
| Poskytování Služby | Amazon, Google, Twilio Inc., SendGrid, MessageBird, CyberPanda, The Apache Software Foundation, Recombee, Seznam.cz, ZooControl, Impact CRM, Attlasian |
| Platba a účetnictví | ABRA Software, PayPal (Braintree), Freelo Bay, Google |
| Komunikace se zákaznickou podporou, vyřízení dotazu | Google, Freelo Bay, ABRA Software, Intercom, Daktela |
| Marketing | Cookiebot, LinkedIn, Facebook, Google, Twitter, Instagram, Youtube |
| Sociální sítě | LinkedIn, Facebook, Google, Twitter, Instagram, Youtube |
| Webináře, školení a osobní schůzky | Demio, Zoom, Amazon, Google |
| Uchazeči o zaměstnání | StartupJobs, Google |
Google API. Pokud při využívání Služby bude docházet k přenosu informací a Osobních údajů z rozhraní Google API do jakékoliv jiné aplikace, pak využívání této služby bude řídit Zásadami služeb Google API, včetně požadavků na omezení použití této služby.
Zákonné povinnosti. Osobní údaje můžeme mimo výše uvedeným Zpracovatelům předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.
- JAKÁ JSME PŘIJALI OPATŘENÍ K OCHRANĚ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Rozsah zpracování v rámci poskytování Služby mohou naši zákazníci ovlivnit vlastním nastavením v Uživatelském účtu.
Technická opatření. Bezpečnost je pro nás velmi důležitá a proto soustavně pracujeme na tom, aby byly Vaše Osobní údaje chráněny. Při volbě opatření bereme v úvahu rozsah zpracování, rizikovost zpracování nebo stav naší techniky.
- Pravidelné zálohujeme data;
- aktualizujeme antivirové softwarové systémy;
- šifrujeme data pomocí SSL/TLS („secure sockets layer / transport layer security“) pro veškeré předávání údajů;
- používáme zabezpečený https protokol;
- naše data na serverech jsou šifrována;
- technologii vyvíjíme s ohledem na ochranu osobních údajů (privacy by design);
- přístupová hesla do informačních systémů (kde budou Osobní údaje zpracovány) a oprávnění k přístupu jsou kontrolované na úrovni jednotlivců.
Organizační opatření. Přijali jsme a zavazujeme se dodržovat následující opatření:
- Naši zaměstnanci a naši dodavatelé služeb jsou zavázáni mlčenlivostí;
- Naši zaměstnanci jsou řádně proškoleni a také dále pravidelně školeni ohledně GDPR a seznámeni s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních;
- V případě uchovávání API klíčů odstraňujeme autorizační údaje;
- Přístupy do všech systémů včetně informačního systému jsou personalizovány a kryty bezpečnými hesly;
- Hesla v provozním prostředí uchováváme na odděleném místě (Safe store), do nějž jsou evidovány logy, abychom mohli kontrolovat přístup zaměstnanců k jednotlivým Osobním údajům Uživatelů.
- MEZINÁRODNÍ POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB
Pokud využíváme Zpracovatele, kteří sídlí v zahraničí, zajišťujeme, abychom splňovali požadavky příslušné právní úpravy. Zejména pokud dochází k předávání dat z EEA do jiných států, zajišťujeme vysoký standard ochrany Osobních údajů prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, případně ekvivalentní standardní smluvní doložky pro Spojené království, a to pro převody do zemí, které nepodléhají rozhodnutí o přiměřenosti ze strany Evropské komise nebo Vašeho místního zákonodárce.
Řídíme se standardy GDPR a ochrana Osobních údajů je pro nás velmi důležitá. Naše Služby poskytujeme i mimo trh EEA, Vaše práva spojená s ochranou Osobních údajů se tak odvíjí od příslušné právní úpravy, která se na Vás vztahuje.
- CALIFORNIA CONSUMER PRIVACY ACT
Pokud jste občanem státu Kalifornie, vztahují se na Vás pravidla CCPA a máte tak právo na informace o tom, jak s Vašimi údaji nakládáme.
Jaká data zpracováváme? Abychom Vám mohli naši Službu poskytovat, potřebujeme Vaše údaje. O jaká osobní data se jedná a za jakým účelem je zpracováváme, je uvedeno výše. Tyto osobní údaje můžeme uchovávat tak dlouho, jak je potřeba pro účely, pro které byly shromážděny, a to pouze po nezbytnou dobu. Ta se odvíjí od našich obchodních, právních a regulačních potřeb, vždy se ale jedná o přiměřeně dlouhou dobu.
Jaká jsou Vaše práva? CCPA Vám garantuje následující práva:
| Právo na informace | Máte právo požadovat informace o tom, jaké osobní údaje o vás shromažďujeme, používáme, zveřejňujeme, sdílíme a prodáváme, odkud jsme je získali a za jakým účelem je zpracováváme. |
| Právo na výmaz | Máte právo po nás požadovat, abychom Vaše Osobní údaje smazali a požadovali po našich Zpracovatelích, aby učinili to samé. Vaše údaje vymažeme, ledaže máme zákonnou povinnost Vaše údaje uchovávat, nebo se jedná o některou z dalších výjimek. |
| Právo odmítnout prodej nebo sdílení | Máte právo odmítnout, abychom jako společnost Vaše údaje prodávali. Vzhledem k tomu, že sdílíme osobní údaje s našimi Zpracovateli, lze tuto operaci považovat za “prodejů osobních údajů dle CCPA. |
| Právo na opravu | Máte právo na žádat o opravu nepřesných osobních údajů. Některé údaje můžete opravit ve svém uživatelském profilu. |
| Právo omezit používání a zveřejňování citlivých osobních údajů | Můžete od nás požadovat, abychom Vaše citlivé údaje (rodné číslo, informace o Vašem bankovním účtu, apod.) používali pouze za účelem poskytování služeb. |
| Zákaz diskriminace | Máte právo na to, aby se Vám v důsledku uplatňování Vašich práv nedostalo diskriminačního zacházení. |
Jak můžete svá práva uplatnit? Svá práva můžete uplatnit na e-mailu support@ecomail.cz nebo poštou na adrese našeho sídla.
Za účelem vyřízení Vaší žádosti můžeme požadovat ověření Vaší identity, a to v závislosti na povaze práva, které uplatňujete. V případě, že za Vás bude práva uplatňovat zástupce, budeme potřebovat doložit jeho oprávnění za Vás takto jednat. Dále budeme požadovat, aby se Váš zástupce identifikoval. K těmto krokům přistupujeme proto, abychom zajistili co nejvyšší standard ochrany Vašich Osobních údajů.
- GDPR A VAŠE PRÁVA A MOŽNOST PODAT ŽÁDOST TÝKAJÍCÍ SE OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Pokud se nacházíte na území EEA můžete u nás uplatnit níže uvedená práva vyplývající z GDPR.
Svá práva můžete uplatnit na e-mailu support@ecomail.cz nebo poštou na adrese našeho sídla.
Jak rychle vyřídíme Vaši žádost? Odpovíme vám nejpozději do jednoho měsíce. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že Vám nebudeme moci vyhovět. Abychom Vaši žádost vyřídili co nejdříve, je možné, že si od Vás budeme potřebovat ověřit Vaši totožnost. V případě opakované žádosti bude Správce oprávněn za kopii Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
| Právo na přístup |
Potvrdíme, zda zpracováváme Vaše Osobní údaje.
|
| Právo na opravu | Má právo na žádat o opravu nepřesných osobních údajů. Některé údaje můžete opravit ve svém uživatelském profilu. |
| Právo na výmaz | Pokud neexistuje jiný důvod, proč tyto údaje dále zpracovávat, pak Vámi požadované údaje vymažeme či zanonymizujeme. |
| Právo na omezení zpracování | Prosím kontaktujte nás, pokud máte za to, že údaje zpracováváme nesprávně. Ať už se jedná o důvody zpracování nebo jeho rozsah. |
| Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování | V případě, že nás kontaktujete s žádostí, budeme Vás informovat o výsledku. Někdy se může stát, že nebudeme moci vyhovět (např. e-mailová adresa, ze které jste nám napsali již nefunguje). |
| Právo na přenositelnost | Vaše Osobní údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, na Vaši žádost poskytneme jinému správci. |
| Právo vznést námitku | Pokud zpracováváme Vaše údaje na základě oprávněného zájmu (např. zasílání newsletteru Uživatelům). Je na nás, abychom náš oprávněný zájem prokázali. V případě, že bude Vaše námitka oprávněná, přestaneme zpracování Osobních údajů provádět. |
| Právo na odvolání souhlasu | Pokud jste změnili názor, prosím dejte nám vědět. Zpracování týkající se marketingového a obchodního účelu je možné odvolat kdykoliv. |
| Automatizované individuální rozhodování včetně profilování | Nechcete, aby se o Vás rozhodovalo pomocí počítače? Respektujeme Vaše právo, proto profilování neprovádíme. Poskytujeme Službu, Vaše Osobní údaje mohou být zpracovávány automatizovaně. |
- ZÁVĚR
Tyto zásady zpracování osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budete informováni prostřednictvím našich webových stránek nebo v Aplikaci. Kontrolujte proto prosím tyto zásady pravidelně. Tím, že naši Službu nadále používáte znamená, že se změnami těchto zásad souhlasíte.
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich zásad zpracování osobních údajů nás prosím kontaktujte na e-mailu support@ecomail.cz.
Pokud budete nespokojeni, můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k:
- Úřadu pro ochranu Osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/), nebo
- Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, se sídlem Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika (více informací na https://dataprotection.gov.sk/uoou/), nebo
- Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, se sídlem Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn (více informací na https://www.bfdi.bund.de), nebo
- Datenschutzbehörde, se sídlem Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Vienna (více informací na http://www.dsb.gv.at), nebo
- jinému úřadu pro ochranu osobních údajů nacházejícím se v místě Vašeho obvyklého bydliště.
Tyto zásady ochrany Osobních údajů jsou účinné ode dne 27. 11. 2023.